Uma parte muito importante para qualquer empresa é a gestão financeira que, inevitavelmente, passa por práticas de redução de custos. Em alguns tipos de negócios, como é o caso de serviços de saúde, esse processo deve ser feito de maneira mais cuidadosa porque uma redução de custos desastrada pode resultar em queda da qualidade e representar riscos à saúde dos usuários desse serviço. Por isso, a redução de custos para clínicas e hospitais é um grande desafio para gestores dessa área. Conheça neste texto, algumas boas práticas para redução de custos.
A primeira dica é um item básico para qualquer empresa, porém poucas conseguem cumpri-lo de forma eficiente: a padronização de processos administrativos. Essa prática é extremamente importante pois há um ganho na fluidez dos trabalhos e permite um nível de qualidade uniforme para todos os setores da empresa, inclusive para novos talentos no time. Através de um processo bem definido e desenhado para melhor aproveitamento de tempo e recursos é possível aumento de produtividade com menor taxa de erros e práticas desnecessárias como: excesso de exames, consumo irracional de material hospitalar e medicamentos, entre outros. No filme “Fome de Poder”, que conta a história do McDonalds, há uma cena emblemática em que os irmãos Richard e Maurice McDonald contam a Ray Kroc como redesenharam todo o processo de entrega dos seus serviços com o objetivo de reduzir custos e aumentar as suas vendas. Desde uma mudança radical no cardápio até a organização do ambiente da cozinha que permitiu à empresa entregar os pedidos dos clientes em apenas 30 segundos. Essa cena é uma perfeita ilustração do que você deve ter em mente quando for desenhar os processos da sua empresa, considere como deve trabalhar e estar posicionado, no fluxograma de atendimento aos clientes, cada setor, para que essa entrega seja a mais fluida e otimizada possível.
Na construção desses processos, a tecnologia pode lhe ser uma grande aliada na entrega de resultados mais assertivos e ágeis. Porém, esses não são os únicos benefícios de se investir em tecnologia no seu negócio. Por meio dela é possível automatizar processos, substituindo o trabalho manual e repetitivo feito por humanos pela atuação de softwares. Alguns exemplos são sistemas de gestão de leitos e internações, controle de infecções e controle de agenda e escalas de equipes. Segundo dados do nosso parceiro, DoctorID, 54% da escala que já foi planejada pode sofrer alterações ao longo do mês. Com a simples adoção de um sistema que faça esse controle é possível reduzir em 70% o tempo gasto com o fechamento de horas. Além disso, considere se beneficiar do uso de diretórios em nuvem para armazenamento de dados e diagnósticos de imagem. O termo “nuvem” é amplamente utilizado na computação para designar a internet; o armazenamento em nuvem, nada mais é do que a utilização de servidor de algum provedor desse tipo de serviço para armazenamento de arquivos. Além de maior acessibilidade das informações por toda a equipe, investir nesse modelo de armazenamento garante a segurança dos dados, tanto em termos de proteção contra vazamento de informações quanto em termos de integridade dos dados na eventualidade de mal funcionamento de quaisquer computadores da empresa, pois os arquivos não ficam salvos localmente nos computadores e sim em diretórios seguros na internet. Outra vantagem é a possibilidade da digitalização de diagnósticos de imagem, desonerando a sua empresa dos custos de impressão de exames de Raio X, tomografia, entre outros.
Equipamentos como ar-condicionado, impressoras, lâmpadas e outros equipamentos de exames que estejam obsoletos podem ser uma fonte de altos custos para as empresas de saúde. Portanto, inclua nos seus processos operacionais, programas de inspeções e manutenções preventivas para evitar falhas de desempenho e quebra de equipamentos que geram despesas elevadas e podem impactar nas rotinas médicas. E, quando possível, modernize esses equipamentos por modelos mais modernos e econômicos.
Se você realiza atendimentos por algum plano de saúde, sabe que as glosas podem gerar custos desnecessários para instituições de saúde. Em termos gerais, as glosas são o não pagamento de itens hospitalares da conta de um paciente por parte dos planos de saúde. Isso acontece quando há erros no repasse das informações para os setores administrativos dos planos. Segundo artigo da Helioprint, empresa que oferece soluções de impressão para empresas de saúde, a maior parte dos problemas de glosas estão ligados aos materiais e medicamentos administrados nos procedimentos de enfermagem. Por isso, conforme mencionamos nos itens anteriores, a padronização de processos no seu negócio é fundamental para evitar que esse tipo de problema aconteça. Instrua a equipe de enfermagem para redobrar a atenção no momento de listagem dos materiais, medicamentos e procedimentos utilizados em cada procedimento para que nenhum item fique para trás e para que não haja erro de digitação. Institua processos de checagem de medicamentos com nome e registro profissional do enfermeiro executante e atente-se às exigências dos planos.
É sabido que encontrar fornecedores que ofereçam corretamente as especificações necessárias e que ao mesmo tempo tenham um custo operacionalmente viável não é tarefa fácil. Por isso é comum que as empresas mantenham contratos com o mesmo fornecedor por longos períodos. Todavia, é uma prática salutar avaliar periodicamente os fornecedores e verificar se os produtos e condições ofertadas atendem, de fato, às demandas e necessidades do seu negócio. Podem haver outros fornecedores no mercado com melhores produtos, serviços ou custos mais atraentes. Ao fazer a prospecção de fornecedores, mantenha a segunda e a terceira melhores propostas como alternativas para o momento em que a oferta do seu atual fornecedor não mais atenda às necessidades da sua empresa. Ainda dentro deste tópico, avalie a possibilidade de terceirizar processos que possam ser melhor executados ou executados com custos menores por outras empresas. A Medical conta com uma série de soluções que podem otimizar e aumentar o desempenho da operação do seu negócio.
Essas são apenas algumas práticas que podem te ajudar a reduzir os seus custos. Conte sempre com o time de especialistas da Medical para te apoiar na gestão do seu centro de saúde. Se você gostou desse conteúdo, não se esqueça de comentar a sua opinião e dúvidas e compartilhá-lo para ajudar mais pessoas.